مقاله پست الکترونیکی

مقاله پست الکترونیکی و اشاعه اطلاعات

قسمتی از متن:

چکیده

پست الکترونیکی به عنوان یک ابزرا مهم ارتباطی, جایگاه ویژه ای در زندگی امروزهء ما یافته. این وسیلهء ارتباطی به علت سهولت, سرعت و هزینهء نسبتاً پایی آن توسط بسیاری از سازمانها و افراد و از جمله کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به خدمت گرفته شده. این مقاله به معرفی و نحوهء کار با ابزارهایی چون گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرست (لیست) پستی که از طریق پست الکترونیکی به اشاعه اطلاعات در میان کاربران می پردازند, اختصاص دارد.

بزرگترین شبکهء رایانه ای جهان یعنیاینترنت که شکل تکامل یافتهءآرپانت می باشد در سال 1971 میلادی توسط آژانس تحقیقاتی سازمان دفاع آمریکا و برخی از همکاران آن در کشورهای دیگر با تعداد اندکی عضو تاسیس گردید. در طول سه دهه فعالیت روبه رشد, امروزه میلیون ها استفاده کننده در سراسر دنیا به این شبکه عظیم جهانی وصل هستند و به انبوه اطلاعات موجود در آن دسترسی دارند. تقریباً تمام کسانی که به اینترنت دسترسی دارند از خدمات پست الکترونیکی نیز بهره مند هستند. البته خدمات پس الکترونیکی منحصر به اینترنت نیست و به عنوان یک رسانه ارتباطی در سراسر اینترنت گسترده شده است.

مروری بر پست الکترونیکی

پست الکترونیکی از مهمترین و پراستفاده ترین خدمات اینترنت محسوب می شود و قابلیت ارسال و دریافت هر نوع پیام اعم از متن, تصویر, صوت و ... را به شکل الکترونیکی (رقومی) دارد. پست الکترونیکی شباهت زیادی به پست معمولی دارد. اغلب مراکز (مانند American On-Line, Compuserv, Delphi,... و بسیاری از بی بی اس ها) چه به اینترنت متصل باشند و چه نباشند, خدمات پست الکترونیکی را نیز ارائه می دهند. همچنین مراکزی (مانند MCI و Sprint) وجود دارند که فقط مشترک پست الکترونیکی می پذیرند. برخی از مراکز, خدمات پست الکترونیکی را فقط در داخل شبکه خود ارائه می دهند و برخی دیگر امکان ارسال و دریافت پیام و بطور کلی ارتباط با شبکه های دیگر را نیز فراهم می سازند. بسیاری از مراکز پست الکترونیکی, امکان ذخیره کردن پیامهای خوانده شده بر روی رایانهء مرکز را به مشتری می دهند-البته ممکن است برای این منظور هزینهء اضافی دریافت کنند. به هر حال تمام مراکز ارائه دهندهء این خدمات, هزینه دریافت می کنند, که برخی از آنها در قبال خدمات هزینهء ثابت دارند و برخی دیگر نسبت به حجم پیامهای مبادله شده, هزینه را محاسبه و دریافت می کنند.

پست الکترونیکی با برنامه های شبکه ای دیگر از قبیلاف تی پی وتل نت تفاوت دارد, چرا که این گونه برنامه ها دارای خدمت گیرنده/خدمت دهندهء دوطرفه هستند که بین استفاده کننده و منبع اینترنتی یک ارتباط دوسویه-تقریباً شبیه ارتباطی تلفنی-برقرار می سازند؛ در حالی که اساس پست الکترونیکی بر اصلذخیره و ارسال است و شباهت بسیار زیادی با خدمات پست معمولی دارد. پست الکترونیکی امکان ارتباط ناهمزمان افراد را فراهم می سازد. به عبارت دیگر, فرستنده هر وقت بخواهد پیام خود را ارسال می کند و گیرنده نیز هر وقت بخواهد پیام مورد نظر را بخواند. در واقع لازم نیست فرستنده و گیرندهء پیام, ارتباط همزمان داشته باشند. هنگام ارسال یک نامهء الکترونیکی, پیام از یک رایانه به رایانه دیگر می رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستی سیستم گیرنده می رود و در یک فایل (Inbox) ذخیره می شود.

تجهیزات مورد نیاز

وجود تجهیزات شبکه ای با سرعت بالا, عملیات ارسال و دریافت پیام را به میزان بسیار قابل توجهی تسریع می کند. نامه های الکترونیکی در اینترنت (بدون توجه به مسافت) معمولاًً در عرض چند ثانیه به مقصد می رسند. هر حوزهء پست الکترونیکی یک خدمت دهنده دارد که ازپروتکل ساده انتقال نامهء الکترونیکی (SMTP)(2) استفاده می کند. برای استفاده از خدمات پست الکترونیکی, پس از انتخاب و اشتراک در یک مرکز ارائه دهندهء خدمات الکترونیکی (Mailer), یک رایانه (یا نوعی پایانه), یک مودم و یک خط تلفن مورد نیاز است. اشتراک پست الکترونیکی بدین مفهوم است که استفاده کننده باید وارد رایانهء مرکز خدمات پست الکترونیکی شود و نامه های خود را ارسال و دریافت نماید. این مراکز اشتراک موارد ذیل را در اختیار کاربر قرار می دهند:

- اطلاعات مربوط به نحوه متصل شدن به مرکز؛

- نشانی پست الکترونیکی کاربر, یعنی همان نامی که دیگران هنگام ارسال نامه به وی باید از آن استفاده کنند (معمولاً این نام از طریق تکمیل فرم توسط کاربر و با توافق مرکز خدمت دهنده تعیین می شود و باید بدون نقطه و فاصله باشد و از هشت نویسه (کاراکتر) تجاوز نکند)؛

- یک نام ورود و کلمهء رمز برای ورود به سیستم (نام ورود احتمالاً بخشی از آدرس پستی کاربر خواهد بود)؛

- صندوق پستی در سیستم.

مزایا و کاربرد پست الکترونیکی

پست الکترونیکی به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و ویژگی هایی است که اهم آنها عبارت اند از:

- امکان ارتباط همزمان چند کاربر (از طریق کنفرانس پست الکترونیکی)؛

- امکان ارسال همزمان پیام برای چند نفر (از طریق گروههای مباحثه و فهرستهای پستی)؛

- امکان عضویت در گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرستهای پستی؛

- عدم نیاز به ارتباط مستقیم و رو در رو؛

- امکان ذخیره و در صورت لزوم تغییر پیامهای آنها؛

- سرعت بالای ارسال و دریافت پیامها؛

- پایین بودن هزینه؛

- حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی.

از کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- عضویت در خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعهء اطلاعات گزیدهء ناشران, کتابخانه ها, و ...

- تولید بولتن خبری یا فهرست تازه های کتابخانه و ارسال آن به مشترکین؛

- دریافت مجلات و خبرنامه های الکترونیکی؛

- استفاده از پست الکترونیکی برای دسترسی به بسیاری از اطلاعات موجود در اینترنت؛

- ایجاد گروههای مباحثه و خبری در موضوعات مختلف کتابداری و اطلاع رسانی؛

- مکاتبات اداری مانند درخواست های امانت بین کتابخانه ای, درخواست پروفرما از ناشر یا کارگزار, ...

پست الکترونیکی و خدمات اشاعه ی اطلاعات

سهولت, سرعت و قابلیت های استفاده از پست الکترونیکی باعث شده که اکثر کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی علاوه بر مکاتبات شخصی که از بدیهی ترین خدمات پست الکترونیکی است, برای اشاعهء جدیدترین اطلاعات به مشتریان خود, این ابزار پرقدرت اطلاع رسانی را به خدمت بگیرند. در دنباله به مهمترین شیوه های استفاده از پست الکترونیکی در خدمات اشاعهء اطلاعات اشاره می شود.